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有人询问组织持有哪些关于自己的数据,或要求删除时,使用控制台组织区域的数据与隐私页面。该页面每次处理一个邮箱地址,覆盖本组织下的全部业务单元。无论此人在哪些业务单元报名过,都是组织的联系人。 页面有三个动作:查询导出 JSON擦除此人。三者都需要组织的所有者管理员(即角色页面上数据与隐私导出擦除权限)。导出是把一个人的全部数据打包成文件。擦除不可逆。两者都不属于内容编辑。
请求由组织者代为执行。在操作之前,请先核实请求确实来自该邮箱的所有者。这一核验发生在平台之外。参会者没有自助入口。

查找此人

输入此人报名或下单所用的邮箱,选择查询。查询本身不改动任何数据。
  • 未找到——该邮箱在组织内无任何记录。这是一个陈述,不是报错。
  • 已找到——页面以数字显示一次请求将触及的范围联系人记录参会者身份报名订单签到作答与观测。只有数量。依据请求的触及范围确认找对了人,而不是通过查看某人的资料来比对。

导出

选择导出 JSON。浏览器下载一份机器可读的文件——即数据可携带的格式——由响应在本地组装。平台侧不留存导出副本。 导出包含组织就该邮箱持有的全部数据:联系人记录、在各业务单元内的参会者身份、每一份报名(活动、状态、票种、时间、组织者的内部备注、表单答案、提交时记录的 IP 与浏览器信息、签到、问卷作答、酒店入住,以及哪些展商采集过此人的胸卡),以及每一张订单。
如日后可能需要留档,请先导出。此人被擦除之后,再无可导出的内容。

擦除

选择擦除此人。对话框说明将要发生的事——身份在各处被抹去;报名、订单、付款与签到保留,但不再指向任何人——并要求再次输入该邮箱以确认。随后选择永久擦除 完成后,页面显示执行结果:逐项列出各类记录匿名化了多少行、删除了多少份文档。可将其回复给提出请求的人。

擦除会做什么

原则是:保住人头数的擦除是匿名化,而不是删除。去年的大会有 300 人到场,其中一人行使权利,不会让它变成 299 人。报表、容量与财务全都不动。

擦除不会做什么

  • 不会触及已连接的 CRM。 已同步到 Salesforce 的记录仍留在那里——该 CRM 有其自身的保留策略与合规义务。
  • 不会改写审计日志。 审计条目是组织已按请求处理的凭证,按法定留存期保留。此前日常操作留下的条目——例如当初录入此人的那一次——可能仍带有该邮箱。而本页面为查询、导出与擦除写入的条目只记录邮箱的哈希值。请如实告知请求人:运营数据已匿名化,操作日志按法定期限保留,到期随日志整体清理。
  • 不会删除财务事实。 金额、付款、账本与退款按其自身的留存规则保留。身份已抹去,款项仍在。
  • 不会擦除控制台账号——那属于离职流程,在成员页面处理——也不会擦除展商联系人。
  • 若此人日后再报名,那是全新的联系人与参会者,与被擦除的记录没有任何关联。

注意事项

  • 组织级,覆盖全部业务单元。 一次请求覆盖每个业务单元。不存在按业务单元的擦除。
  • 仅限所有者或管理员。 查询、导出与擦除皆如此。
  • 不可逆,因此需两次确认。 擦除执行前必须原样重新输入邮箱。
  • 未找到不是报错。 某个邮箱是否属于本组织的客户,不会通过报错泄露。
  • 每一次查询、导出与擦除都记录在审计日志——操作人与时间完整保留,邮箱只以哈希形式存在。

相关页面

参会者

请求到来之前,一个人的报名所在之处。

审计日志

证明请求已被处理的记录。

核心概念

联系人与参会者——一个人留下的两条记录。